Qual a infraestrutura necessária para alimentar anuários e publicações jurídicas?

A organização é fundamental para administrar anuários e publicações. Um bom ponto de partida, para escritórios que desejam participar, é ter um banco de dados onde todas as informações referentes aos anuários possam ser armazenadas. Não é complicado organizar as informações, mas é preciso tempo, planejamento e dedicação. Uma vez pronto, o banco de dados pode ser uma fonte valiosa que compensa o esforço investido em termos de eficácia e economia de tempo.

Criar diretórios na intranet, onde todos os integrantes do escritório possam acessar as informações, é uma maneira pratica de disponibilizar as apresentações, formulários e manuais de boas práticas. É importante que os escritórios se certifiquem de que todo o material institucional seja arquivado pelos advogados e que eles não guardem a informação para si mesmos. Também é fundamental ter uma pessoa responsável pela atualização dos dados e pela coleta dos dados.

Seguem dicas de como as informações devem ser disponibilizadas:

Arquivo de Apresentações

• Recue o máximo possível. Informações de 15 anos atrás são importantes.
• Arquive os documentos corretamente. Algumas vezes as apresentações são organizadas um ano antes do anuário ser divulgado.
• Padronize os nomes dos documentos para facilitar o arquivamento e a busca.
• Divida os arquivos por tipo de anuário/publicação e por região.

Rankings e Reconhecimentos

• Resumo e análise dos rankings do escritório em diferentes anuários durante os últimos anos.
• Inclua a comparação das colocações e progressões nos rankings e comentários editoriais
• Algumas áreas de prática gostam de preparar listas específicas, com citações que podem ser usadas em pautas, folders e declarações – inclua também essas informações.
• Todos os prêmios e reconhecimentos individuais recebidos pelo escritório.

Calendário dos Anuários

Um calendário com as datas de entrega dos formulários, períodos de pesquisa, divulgação das informações nos livros.

Artigos

Inclua todos os artigos produzidos pelos integrantes para revistas, jornais, livros, etc.

Cobertura da mídia

É importante fazer um clipping de todas as informações publicadas na mídia.

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