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Chambers Latin America 2018: organização é chave para o sucesso

Por Priscilla Adaime *

Já chegou a hora? Pode parecer cedo, mas a pesquisa do Chambers Latin America 2018 começa em agosto e a organização é a chave para o sucesso dos escritórios no guia. O gerenciamento dos anuários jurídicos é complicado e até as áreas mais preparadas podem enfrentar desafios durante o processo, por isso o planejamento é fundamental.

Prepare um organograma

Elabore um organograma assim que o Chambers divulgar o calendário da pesquisa. O documento será útil para organizar as tarefas e evitar a perda de prazos. Todos os integrantes envolvidos no processo de pesquisa devem receber o organograma com antecedência, caso desejem realizar alguma alteração ou acrescentar informações relevantes.

Escolha as áreas de atuação

Antes de começar identifique quais são as áreas de atuação que o escritório deseja submeter informações. Na maioria da vezes o escritório vai participar da pesquisa de uma área já ranqueada ou cuja as informações foram enviadas nos anos anteriores, mas é possível que a banca deseje enviar dados sobre uma nova área.

É importante observar se houve novas contratações, se o escritório abriu filiais ou expandiu alguma área e se existem áreas que foram selecionadas para passar por uma expansão.

Calendário da pesquisa

O calendário da pesquisa de 2018 é divulgado pelo Chambers em junho de 2016. Provavelmente as datas de submissão das áreas serão as mesmas de 2015, mas existem exceções, por isso é prudente checar as novas datas para evitar a perda de prazos.

Alterações nos submissions/referees e novas áreas

Todo o ano o Chambers inclui novas áreas de atuação na pesquisa, por isso é fundamental ficar atento. O guia irá notificar os escritórios sobre as mudanças realizadas no submission form quando divulgar o novo calendário. Se o seu escritório estiver cadastrado no mailing list do guia a banca irá receber um e-mail com as novidades, mas isso não acontece sempre, portanto é importante checar no site da publicação, a partir do mês de junho, se o cronograma da pesquisa já foi divulgado.

Fique atento aos primeiros prazos

Verifique quais são as áreas cujo o prazo para a entrega das informações será no mês de agosto (início da pesquisa) e comece a preparar os formulários com pelo menos um mês de antecedência.

Entenda o Calendário

Os responsáveis do Chambers começam a pesquisa das respectivas áreas no mesmo mês do deadline de entrega dos documentos ou no mês seguinte. No calendário do Chambers é possível visualizar a informação na coluna “month of research” . A pesquisa começa em agosto de 2016 e vai até março de 2017.

Modelos dos documentos (submission / client referee)

Não esqueça de fazer o download da última versão do modelo dos documentos (submission / client referee) no site do Chambers. O guia realiza periodicamente alterações nos templates que devem ser substituídos pelos documentos salvos anteriormente no arquivo do escritório.

Mailing list

Tenha certeza que o escritório está cadastrado no mailing list do Chambers. Fale com o responsável pela base de dados do guia para receber notificações sobre a data de lançamento do calendário, possíveis alterações nos prazos de entrega e outras atualizações.

Distribua tarefas

É fundamental distribuir tarefas entre os setores para garantir que os documentos sejam entregues no prazo. Distribua para as equipes instruções sobre o que deve ser feito e nomeie um advogado responsável pelo preenchimento de cada submission/referee. O Head de cada área submetida será responsável pela revisão das informações que serão enviadas. Para agilizar o processo evite ter mais de um sócio responsável pela revisão dos documentos.

Contrate ajuda

O processo de pesquisa do Chambers não é simples e muitas vezes representa um fardo para os escritórios e principalmente para os advogados que tem pouco tempo para se dedicar ao preenchimento dos formulários (submission/referees), por isso toda a ajuda é bem vinda. Ter um profissional de marketing para auxiliá-los pode fazer toda a diferença no posicionamento do escritório no ranking do guia.

Os consultores da Markle possuem mais de 10 anos de experiência em renomados escritórios de advocacia e estão aptos a prestar assistência para as bancas na organização, preparo, revisão e envio de informações para todos os guias e publicações internacionais que classificam, analisam e escrevem sobre o mercado jurídico.

Para obter mais informações sobre marketing jurídico siga a página da Markle Comunicação e Marketing Jurídico no LinkedIn.

Também estamos com visual novo! Nosso site foi totalmente repaginado. Faça uma visita e confira: http://www.markle.com.br

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Qual a infraestrutura necessária para alimentar anuários e publicações jurídicas?

A organização é fundamental para administrar anuários e publicações. Um bom ponto de partida, para escritórios que desejam participar, é ter um banco de dados onde todas as informações referentes aos anuários possam ser armazenadas. Não é complicado organizar as informações, mas é preciso tempo, planejamento e dedicação. Uma vez pronto, o banco de dados pode ser uma fonte valiosa que compensa o esforço investido em termos de eficácia e economia de tempo.

Criar diretórios na intranet, onde todos os integrantes do escritório possam acessar as informações, é uma maneira pratica de disponibilizar as apresentações, formulários e manuais de boas práticas. É importante que os escritórios se certifiquem de que todo o material institucional seja arquivado pelos advogados e que eles não guardem a informação para si mesmos. Também é fundamental ter uma pessoa responsável pela atualização dos dados e pela coleta dos dados.

Seguem dicas de como as informações devem ser disponibilizadas:

Arquivo de Apresentações

• Recue o máximo possível. Informações de 15 anos atrás são importantes.
• Arquive os documentos corretamente. Algumas vezes as apresentações são organizadas um ano antes do anuário ser divulgado.
• Padronize os nomes dos documentos para facilitar o arquivamento e a busca.
• Divida os arquivos por tipo de anuário/publicação e por região.

Rankings e Reconhecimentos

• Resumo e análise dos rankings do escritório em diferentes anuários durante os últimos anos.
• Inclua a comparação das colocações e progressões nos rankings e comentários editoriais
• Algumas áreas de prática gostam de preparar listas específicas, com citações que podem ser usadas em pautas, folders e declarações – inclua também essas informações.
• Todos os prêmios e reconhecimentos individuais recebidos pelo escritório.

Calendário dos Anuários

Um calendário com as datas de entrega dos formulários, períodos de pesquisa, divulgação das informações nos livros.

Artigos

Inclua todos os artigos produzidos pelos integrantes para revistas, jornais, livros, etc.

Cobertura da mídia

É importante fazer um clipping de todas as informações publicadas na mídia.

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Twitter: como divulgar seu escritório usando apenas 140 caracteres

O twitter é um “microblog” que promove a interação social. Os usuários compartilham informações através de mensagens curtas (140 caracteres), determinam os Trend Topics, assuntos mais populares, e dividem interesses comuns pelas hashtags. A rede é utilizada para compartilhar experiências e obter informações sobre assuntos relevantes.

Atualmente, as empresas utilizam o Twitter para divulgar suas atividades e serviços para clientes. Os escritórios de advocacia também participam da rede com o mesmo intuito.

Para obter sucesso no twitter os escritórios devem publicar conteúdo voltado para os clientes e não apenas noticias e informações sobre suas atividades e as atividades de seus advogados. As publicações devem focar em links para matérias, artigos e pesquisas relevantes para a indústria em que o cliente está inserido ou divulgar eventos e oportunidades de mercado que adicionem valor a esse público.

Ao divulgar as atividades do escritório é possível publicar artigos dos advogados, operações concluídas, causas ganhas, prêmios recebidos, entre outras informações.

Manter a frequência dos posts é importante para estar constantemente na timeline de quem segue e acompanha o perfil, aumentando assim a visibilidade na rede.

O re-“twett”, conhecido popularmente como RT, é mais uma opção para os escritórios que desejam manter a página atualizada. Através de updates de outras contas do twitter eles podem alimentar a página e diversificar o tipo de conteúdo divulgado. Por isso é importante seguir contas que publicam conteúdo relevante, pois essa informação pode ser reutilizada.

O twitter também permite que os usuários publiquem fotos. Os escritórios podem usar a ferramenta para divulgar imagens de eventos e seminários jurídicos.

Participar de grupos de discussão do twitter ligados ao meio jurídico, onde existem clientes potenciais, pode ser positivo para o negócio, pois ao participar de uma discussão promovida pelos usuários, o escritório pode ser percebido como relevante profissionalmente. Além disso, eles podem usar as informações disponíveis para obter novas ideias e insights úteis para a prática de seus serviços.

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Clientes e a busca por serviços jurídicos

A forma mais tradicional de encontrar advogados ainda é através da indicação de pessoas conhecidas. Uma pesquisa encomendada pelo escritório americano Moses & Rooth mostra que a maioria das pessoas (34,6%) recorre à indicação de conhecidos antes de contratar serviços jurídicos. O número de clientes que procuram por advogados através das redes sociais ainda é pouco significativo. O estudo realizado com 1.183 pessoas afirma que apenas 2,1% dos potenciais clientes utilizam as redes sociais na busca por advogados. Os outros 41,4% optam pelos anuários jurídicos impressos e outros sites disponíveis na Internet.

Como os sites de busca são bastante utilizados é importante que os escritórios divulguem nas informações publicadas em seus sites os serviços oferecidos, pontos fortes e especialidades pelas quais desejam ser encontrados. As áreas de atuação e biografias são os dados mais relevantes para futuros clientes que pretendem contratar serviços jurídicos.

Conforme apontado na pesquisa do Moses & Rooth, as redes sociais possuem menos importância na busca, mas essas ferramentas aumentam o alcance das informações publicadas no site e podem auxiliar a pesquisa. Ter um site não é suficiente, ele deve ser divulgado na web para garantir que as pessoas irão encontrar seu escritório entre os concorrentes.

Normamente, quando um cliente acha na Internet um advogado que atenda as suas expectativas, antes de contratar seus serviços, ele pesquisa por artigos ou posts de autoria do profissional localizado, a fim de confirmar sua experiência e conhecimento nas áreas onde busca assessoria. A informação complementar é a cereja do bolo.

Atualmente, os escritórios não podem se dar ao luxo de perder o expressivo volume de potenciais clientes que acessam a Internet para encontrar serviços jurídicos. Investir na imagem do seu escritório on-line pode ser uma ótima forma de captação.

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Aplicativos: novas oportunidades para os escritórios de advocacia

O mercado mobile esta em plena expansão. Uma pesquisa realizada pela empresa IDC Analyze the Future, mostra que em 2015 o acesso à internet via dispositivo móvel será maior que o acesso via Desktop ou Notebook. Esses números mostram que é importante ficar atento às novas necessidades e novas tendências. Como você está se preparando para este novo cenário? Que tal começar a pensar em um aplicativo mobile para o seu escritório?

Os aplicativos podem ser ótimos aliados. Eles aumentam a visibilidade, fortalecem o nome do escritório, engajam potenciais clientes e oferecem ferramentas e informações úteis. Os aplicativos também permitem o acesso rápido a dados relevantes quando os clientes estão no trânsito.

Antes de investir tempo e dinheiro em aplicativos, os escritórios devem primeiro garantir que os sites estejam habilitados para funcionar em todas as plataformas móveis disponíveis. Os aplicativos dos escritórios devem focar em estender ou melhorar os serviços prestados aos clientes e não em apoiar as atividades de seus advogados. É importante divulgar os currículos dos advogados, fotos e contatos dos integrantes e as informações institucionais do escritório. Além das informações básicas os aplicativos podem auxiliar na divulgação de eventos, novas vagas, artigos e notícias, entre outros.

O escritório Baker McKenzie criou um aplicativo para divulgar a publicação “40 Country Matrix”. Esse é um ótimo exemplo de como a ferramenta pode ser utilizada. Para anunciar o app, o escritório criou uma página no site que explica para que ele serve e como funciona.

Investir na criação de um aplicativo que atenda todas as plataformas disponíveis pode ser caro, mas existem sites que permitem a criação de apps por um custo menor. O ViziApps é uma boa opção para os escritórios que querem participar do mercado, mas não querem gastar muito.

Essa tecnologia se torna mais acessível a cada dia, mas ainda não é aproveitada pelos escritórios e pelos clientes como deveria. Os aplicativos apresentam novas oportunidades para que os escritórios se destaquem na multidão. Vale a pena ficar de olho na sua evolução para não perder as oportunidades oferecidas.

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Como usar o Facebook para divulgar seu escritório?

Facebook ainda é visto como uma rede pessoal, um lugar onde é mais provável interagir com os amigos, ao invés de buscar serviços legais. Os escritórios ainda não se convenceram dos benefícios que o uso do Facebook pode proporcionar. Confira neste post da Markle Comunicação tudo que você precisa saber para usar a rede.

Conta empresarial:

Um erro comum cometido pelos escritórios no Facebook é usar contas pessoais para prover seus serviços e atividades. O Facebook lançou em 2007 contas específicas para empresas que desejam divulgar seus negócios na rede. Usar uma conta pessoal impede que clientes potenciais encontrem a página do escritório através da ferramenta de busca do Facebook, pois a conta é entendida pelo sistema como se pertencesse a um indivíduo, não a uma empresa e mesmo que a conta seja encontrada ela não irá permitir que os visitantes usem o botão de “curtir”, fundamental para a divulgação de negócios na rede. Além disso, ao utilizar uma conta pessoal o escritório perde acesso a opções de propaganda, dados, estatísticas e aplicativos, dentre outras vantagens oferecidas pelas contas empresariais.

Outro ponto negativo é que ao manter uma conta pessoal para propósitos comerciais o escritório está infringindo a declaração de direitos e responsabilidades do Facebook. Caso o usuário não realize a migração para a conta empresarial, isso pode acarretar no cancelamento e na perda de todo o conteúdo postado.

Botão de “curtir”:

O escritório deve incentivar seus funcionários e advogados a “curtir” a conta empresarial e pedir para que as conexões dos integrantes façam o mesmo. O número de “curtidas” é importante, pois ao alcançar mais de 30 “curtidas” o escritório poderá acessar métricas e estatísticas sobre a visualização e alcance da conta.

Frequência dos posts:

Além das “curtidas”, a variedade e frequência dos posts também têm importância fundamental para o sucesso das contas. Publicar informações relevantes na hora certa é essencial. Demorar dias ou semanas para publicar artigos sobre novas leis, regulamentos e decisões judiciais pode ser um erro. Os escritórios não devem priorizar a quantidade e sim a qualidade das informações, mas isso não quer dizer que eles podem relevar a assiduidade dos posts, que devem ser publicados mais de uma vez por dia.

Depois que um fã “curte” a sua página, ele dificilmente irá visita-la novamente. A frequência dos posts gera visibilidade no feed de notícias de seus fãs, encorajando os seguidores a “curtir” e comentar os posts, isso aumenta o alcance da conta.

Comentários:

Autorizar os usuários a postar comentários na página do Facebook pode gerar maior engajamento com a conta, mas caso essa ferramenta seja ativada é aconselhável ter uma pessoa encarregada do monitoramento da página para evitar que mensagens desagradáveis sejam publicadas.

Aplicativos:

Utilizar os aplicativos disponíveis para as contas empresariais pode ajudar os escritórios a divulgar melhor as suas atividades. Os aplicativos permitem que os escritórios sincronizem blogs, contas no twitter, dentre outras na página do Facebook. Também é possível customizar a aparência dos aplicativos para que eles tenham a mesma identidade visual dos escritórios.

O perfil do escritório Goodwin Procter é um bom exemplo de como os escritórios devem usar os aplicativos oferecidos.

Sessão “sobre”:

A sessão “sobre” permite que os escritórios façam uma breve descrição de suas atividades e histórico. É importante que os escritórios usem as palavras certas e incluam um link para a sua página na internet.

Fotos:

Muitos escritórios de advocacia realizam eventos sociais, conferências, seminários, etc. Publicar fotos dessas atividades em álbuns no Facebook pode ser positivo. As fotos ajudam a mostrar o lado humano do escritório, aproximando assim seus seguidores.

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Redes sociais: qual é a mais indicada para divulgar informações jurídicas?

Grande parte dos escritórios de advocacia brasileiros não utilizam as redes sociais para divulgar suas atividades na Internet, e os que estão presentes nas redes, utilizam as ferramentas de forma equivocada. Isso acontece devido à falta de experiência dos escritórios relacionada ao uso das redes sociais. A presença nas redes pode ajudá-los a aumentar sua visibilidade na Internet, gerar tráfego para o site através dos links postados, incentivar os clientes a participar das atividades do escritório, tirar dúvidas rápidas, entre outras vantagens.
Das redes disponíveis, o Linkedin é a mais popular entre os escritórios e os advogados, pois é uma rede social voltada para pessoas que estão inseridas no mercado de trabalho e a sua principal função é promover o networking. O Linkedin oferece espaços onde advogados e escritórios podem criar perfis, descrever suas atividades e disponibilizar seus contatos. Isso faz com que o cliente tenha acesso ao perfil do advogado, as informações institucionais do escritório e as áreas de atuação de ambos. O Linkedin também permite que clientes satisfeitos possam fazer recomendações.
Apesar das vantagens apresentadas, o Linkedin possui limitações. A rede não permite a personalização da aparência e das funcionalidades dos perfis dos escritórios. Todos são variações pequenas de um único modelo. Isso mostra que o Linkedin é uma rede social construída para indivíduos, não para empresas. Nesse contexto, a empresa é apenas o denominador comum compartilhado pelos integrantes da mesma. É difícil usar o Linkedin para alavancar o perfil do escritório ou para engajar os clientes de forma substancial. A rede não oferece aos escritórios mais funcionalidades do que a que eles podem obter através do próprio site, que normalmente transmite informações em um formato mais envolvente e único. Apesar do Linkedin não proporcionar muitas vantagens para os escritórios, é importante que eles mantenham um perfil na rede para evitar que seus advogados com contas na rede fiquem “órfãos”.
Diferente do Linkedin, o Facebook, rede adotada pelas empresas como ferramenta fundamental na construção do engajamento com o cliente, continua sendo uma incógnita no mundo jurídico. Há uma explicação lógica para essa escolha. O Linkedin reflete a tradicional rede de negócios, enquanto o Facebook é visto como uma rede pessoal, um lugar onde é mais provável interagir com os amigos, ao invés de buscar serviços legais. Os escritórios ainda não se convenceram dos benefícios que o uso do Facebook pode proporcionar. Criar uma página na rede pode ser uma forma de divulgar o escritório, as áreas de prática e serviços oferecidos para potenciais clientes, além de manter as informações atualizadas para os clientes do escritório que são usuários da rede. Muitos citam a falta de resultados tangíveis como um argumento-chave contra a adoção de uma página na rede. No entanto, alguns benefícios não podem ser ignorados. A participação ativa na rede pode gerar o aumento da percepção da marca. Ao citar os integrantes do escritório na página do Facebook e postar conteúdo relacionado à equipe o escritório pode aumentar seu alcance, ganhar boa reputação e gerar confiança perante potenciais clientes. A atividade no Facebook gera maior impacto em rankings de mecanismos de busca como o Google. Isso significa que ao relacionar o site do escritório com a página do Facebook os escritórios podem aumentar a visibilidade online.
Atualmente a competição entre os escritórios é grande, por isso ter “likes” de clientes, conhecidos, amigos e familiares na página do Facebook pode ser positivo. Isso significa que estas pessoas estão dizendo para seus contatos que o escritório realiza um trabalho de qualidade. Ao criar uma página no Facebook para o seu escritório de advocacia, cria-se uma rede virtual de clientes e simpatizantes capazes de compartilhar informações e experiências em um fórum aberto. Por sua vez, isso irá aumentar a lealdade dos clientes e gerar feedback positivo para o escritório. Além disso, o escritório pode controlar os feedbacks postados, caso eles sejam negativos. Além do número de fãs, os escritórios de advocacia devem se concentrar em como aumentar o engajamento e a conversação. Eles devem direcionar sua atenção para o público que interage com a sua página do Facebook, pois apesar de positiva, a quantidade de “likes” não significa mais comprometimento.
Atualmente, as empresas utilizam o Twitter para divulgar suas atividades e serviços para clientes. Os escritórios de advocacia também participam com o mesmo intuito, mas segundo Jordan Furlong, advogado e consultor sênior da Stem Legal Web no Canadá, a estratégia utilizada é pouco eficiente. O advogado acredita que a maioria dos escritórios erra ao criar o perfil e não postar conteúdo ou postar apenas informações relevantes para o escritório. Para obter sucesso na rede os escritórios devem publicar conteúdo voltado para os clientes e não noticias e informações apenas sobre suas atividades e as atividades de seus advogados. As publicações devem focar em links para matérias, artigos e pesquisas relevantes para a indústria em que o cliente está inserido ou divulgar eventos e oportunidades de mercado que adicionem valor a esse público.
O fator mais importante não é saber qual é a rede social mais indicada para divulgar informações jurídicas. O que faz a diferença é compreender a funcionalidade de cada uma delas e a partir disso elaborar um plano de ação adequado. Participar das redes sociais sem um planejamento de marketing específico pode ter o efeito oposto, prejudicando a imagem do escritório, passando a mensagem errada para o público alvo.

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