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Qual a infraestrutura necessária para alimentar anuários e publicações jurídicas?

A organização é fundamental para administrar anuários e publicações. Um bom ponto de partida, para escritórios que desejam participar, é ter um banco de dados onde todas as informações referentes aos anuários possam ser armazenadas. Não é complicado organizar as informações, mas é preciso tempo, planejamento e dedicação. Uma vez pronto, o banco de dados pode ser uma fonte valiosa que compensa o esforço investido em termos de eficácia e economia de tempo.

Criar diretórios na intranet, onde todos os integrantes do escritório possam acessar as informações, é uma maneira pratica de disponibilizar as apresentações, formulários e manuais de boas práticas. É importante que os escritórios se certifiquem de que todo o material institucional seja arquivado pelos advogados e que eles não guardem a informação para si mesmos. Também é fundamental ter uma pessoa responsável pela atualização dos dados e pela coleta dos dados.

Seguem dicas de como as informações devem ser disponibilizadas:

Arquivo de Apresentações

• Recue o máximo possível. Informações de 15 anos atrás são importantes.
• Arquive os documentos corretamente. Algumas vezes as apresentações são organizadas um ano antes do anuário ser divulgado.
• Padronize os nomes dos documentos para facilitar o arquivamento e a busca.
• Divida os arquivos por tipo de anuário/publicação e por região.

Rankings e Reconhecimentos

• Resumo e análise dos rankings do escritório em diferentes anuários durante os últimos anos.
• Inclua a comparação das colocações e progressões nos rankings e comentários editoriais
• Algumas áreas de prática gostam de preparar listas específicas, com citações que podem ser usadas em pautas, folders e declarações – inclua também essas informações.
• Todos os prêmios e reconhecimentos individuais recebidos pelo escritório.

Calendário dos Anuários

Um calendário com as datas de entrega dos formulários, períodos de pesquisa, divulgação das informações nos livros.

Artigos

Inclua todos os artigos produzidos pelos integrantes para revistas, jornais, livros, etc.

Cobertura da mídia

É importante fazer um clipping de todas as informações publicadas na mídia.

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Aplicativos: novas oportunidades para os escritórios de advocacia

O mercado mobile esta em plena expansão. Uma pesquisa realizada pela empresa IDC Analyze the Future, mostra que em 2015 o acesso à internet via dispositivo móvel será maior que o acesso via Desktop ou Notebook. Esses números mostram que é importante ficar atento às novas necessidades e novas tendências. Como você está se preparando para este novo cenário? Que tal começar a pensar em um aplicativo mobile para o seu escritório?

Os aplicativos podem ser ótimos aliados. Eles aumentam a visibilidade, fortalecem o nome do escritório, engajam potenciais clientes e oferecem ferramentas e informações úteis. Os aplicativos também permitem o acesso rápido a dados relevantes quando os clientes estão no trânsito.

Antes de investir tempo e dinheiro em aplicativos, os escritórios devem primeiro garantir que os sites estejam habilitados para funcionar em todas as plataformas móveis disponíveis. Os aplicativos dos escritórios devem focar em estender ou melhorar os serviços prestados aos clientes e não em apoiar as atividades de seus advogados. É importante divulgar os currículos dos advogados, fotos e contatos dos integrantes e as informações institucionais do escritório. Além das informações básicas os aplicativos podem auxiliar na divulgação de eventos, novas vagas, artigos e notícias, entre outros.

O escritório Baker McKenzie criou um aplicativo para divulgar a publicação “40 Country Matrix”. Esse é um ótimo exemplo de como a ferramenta pode ser utilizada. Para anunciar o app, o escritório criou uma página no site que explica para que ele serve e como funciona.

Investir na criação de um aplicativo que atenda todas as plataformas disponíveis pode ser caro, mas existem sites que permitem a criação de apps por um custo menor. O ViziApps é uma boa opção para os escritórios que querem participar do mercado, mas não querem gastar muito.

Essa tecnologia se torna mais acessível a cada dia, mas ainda não é aproveitada pelos escritórios e pelos clientes como deveria. Os aplicativos apresentam novas oportunidades para que os escritórios se destaquem na multidão. Vale a pena ficar de olho na sua evolução para não perder as oportunidades oferecidas.

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Redes sociais e os escritórios de advocacia

As redes sociais são usadas por empresas para fazer propaganda de seus serviços a fim de conquistar e fidelizar clientes, mas ainda existe hesitação por parte das grandes corporações em participar de comunidades na Internet. Podemos observar um comportamento parecido ao das empresas entres os escritórios de advocacia. A empresa LexisNexis realizou uma pesquisa que mostra a importância das redes para o plano de marketing de escritórios americanos. O estudo afirma que 81% dos participantes utilizam às redes sociais como ferramenta de marketing e que 10,1% planejam aderir as rede dentro de seis meses. A pesquisa constatou que a maioria dos participantes consideram as redes sociais parte importante de sua estratégia de divulgação.

Se forem utilizadas de maneira eficaz, as redes sociais podem ser uma excelente ferramenta para escritórios e advogados. De acordo com um relatório de Inteligência ALM Legal lançado em fevereiro de 2012, atualmente 20% dos escritórios de advocacia possuem um especialista em redes sociais na equipe; cerca de 40% afirmaram que iniciativas nas redes sociais e blogs têm ajudado a captar novos clientes. 179 pessoas entre advogados, sócios e relações institucionais participaram da pesquisa.

Antes de criar uma rede social, os escritórios devem ter uma estratégia. É fundamental programar o conteúdo que será publicado. Além do conteúdo, os escritórios precisam definir o porquê da sua participação nas redes, quais são as mais indicadas e qual o público alvo. Os escritórios também devem estar atentos às restrições do Código de Ética da Ordem dos Advogados do Brasil que proíbe utilização de ferramentas para fazer publicidade direta. Para evitar problemas com a OAB, os escritórios devem publicar apenas pesquisas, relatórios, notícias sobre decisões judiciais publicadas na mídia, informações de mercado e de interesse dos seguidores. É fundamental prestar atenção para não colocar comentários ofensivos ou controversos e informações confidenciais dos clientes. Para evitar erros como os listados acima é importante que os escritórios tenham um funcionário responsável pelo conteúdo, que monitore todas as informações publicadas e recebidas.

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